コールセンター代行業務の流れ

契約者数500社、受託戸数120万戸と豊富な実績を誇るマンション管理、賃貸管理、不動産管理、コールセンター業務代行の株式会社リロクリエイトが、実際にお客様からコールセンターへお電話をいただいた際の流れを紹介します。リロクリエイトは入電から工事業者手配、対応内容のご報告までワンストップで提供できる点が強みです。スムーズなサービス利用に貢献させていただくためにも、こちらのページから導入の流れ・業務の流れをご確認ください。

コールセンターサービス 導入の流れ

STEP1お問い合わせ
当社へのご連絡は、お電話またはメールフォームよりお問い合わせください。当社担当者よりご連絡させていただきます。
STEP2お打ち合わせ
当社のコールセンターサービスは、企業様それぞれのお悩みやご要望を踏まえたうえで、サービスをカスタムメイドで構築します。そのため、まずはお打ち合わせをさせていただき、現状の課題をお聞きしたうえで最適なご提案をいたします。
STEP3お見積もり作成
お打ち合わせの際にお伺いしたヒアリング内容をもとにお見積もりを作成いたします。明朗な内容を心がけております。
STEP4お申込書のご提出
お見積もり内容に同意いただけ、さらにサービスの導入が決定しましたら、意思確認の書類としてお申込書をご提出いただきます。お手数ですが、必要事項の記載をお願いします。
STEP5専用マニュアルの作成
申込書受領後には、コールセンターを運用するための各企業様専用のコールセンターマニュアルの作成や設定を行います。すべてカスタムメイドで作成しますが、当社サービスの導入事例を参考にマニュアル内容をご提案させていただきますので企業様の負担はございません。不明点についてのご質問も承ります。
STEP6オペレーター教育研修
作成した専用マニュアル通りに電話受付および対応ができるよう、当社オペレーターへのマニュアルの教育研修を行います。この際にも気になる点がありましたら、遠慮なくお申しつけください。
STEP7サービス開始
上記の工程がすべて完了したら、いよいよサービスの開始です。企業様の事業活動のスムーズなお手伝いができるように最大限の努力をさせていただきます。

コールセンターサービス 業務の流れ

STEP1お客様より入電
各企業様専用に取得する専用のフリーコール番号で、お客様のお電話をお受けし、コールセンターとしての機能を担います。
STEP2お困りごとや状況を丁寧にヒアリング
お客様が何に困っているのか、課題に思っているのかを丁寧にヒアリングします。また、オペレーターの住宅設備に関する知識に基づいて、可能な範囲でお客様にご協力いただきながら原因の特定に努めます。
STEP3お電話口での応急案内
住宅トラブルについては、まずお電話口で応急案内を行い、トラブルの解決もしくは被害拡大防止に努めます。この応急案内を行うことで不要な工事対応費を抑制するなど、お客様に無駄な費用や手間をかけさせてしまうことがなくなります。
STEP4工事業者のほか、適切な業者を手配・差配
応急案内を行う中で、緊急で工事対応を行う必要性に迫られることももちろんあります。その際は、当社協力工事店の手配もしくは企業様の指定工事店の取次手配を行いますのでご安心ください。共用部トラブルであれば指定設備業者様、消防設備関連のトラブルであれば指定警備業者様と連携を図り、取次手配をします。
STEP5対応内容をご報告
お電話の受付や業者の手配を行った際は、クラウドによるレポーティングシステム上で随時ご報告します。企業様にはいつでも状況確認できる環境を整えています。
STEP6報告に関するご確認
当社がお送りする報告をご確認いただき、必要であれば報告内容に基づきご対応をしていただきます。不明点などがある場合はご確認の際にお申しつけください。